Automatisierung für Immobilienmakler: was im Maklerbüro wirklich von selbst läuft

Ein Maklerbüro aus Kiel verkauft mit einem kleinen Team bis zu 40 Objekte gleichzeitig, und bevor wir mit ihm gearbeitet haben, wurde abends im Büro eingetippt, was tagsüber auf Zetteln stand. Unterlagen hat jemand per Hand geordnet und beschriftet, die Werbeposts entstanden in einer Canva-Vorlage, für jede Immobilie einzeln, und wie es um ein Objekt stand, erfuhr man im Meeting. Für diese Handarbeit gingen 17 Stunden pro Woche drauf. Automatisierung für Immobilienmakler klingt nach großen Systemen. Gefressen haben die Zeit hier vier kleine Handgriffe, die bei jedem Objekt wiederkamen: aufnehmen, Unterlagen ablegen, Bilder bauen, Eigentümer informieren.

Heute liegt nur noch einer dieser Schritte beim Makler. Zwei übernimmt das Portal, das wir für das Büro gebaut haben. Den vierten macht niemand mehr. Der Reihe nach gehen wir sie durch, weil sich an jedem etwas anderes zeigen lässt.

Aufnehmen: der Schritt, der beim Makler bleibt

Für die Objektaufnahme braucht es den Makler vor Ort. Er sieht die Wohnung, spricht mit dem Eigentümer und bemerkt, was in keinem Exposé steht, und genau diese Eindrücke machen später den Unterschied zwischen einem guten und einem austauschbaren Exposé. Daran wollten wir nichts ändern. Geändert hat sich, wo die Angaben landen.

Statt auf einem Zettel trägt der Makler alles direkt am Tablet in ein Formular ein, das ihn in 12 Schritten vom Objekttyp über Grunddaten und Adresse bis zu Kosten und Sanierungen führt. Klingelt zwischendurch das Telefon oder ist die Besichtigung vorbei, bevor alles erfasst ist, macht er später an derselben Stelle weiter. Seinen Stand merkt sich das Formular. Am Ende stehen die Daten in Propstack, dem Maklerprogramm, mit dem das Büro ohnehin arbeitet. Abends tippt niemand mehr ab. Der Zettel entfällt.

Unterlagen: in wenigen Minuten benannt und abgelegt

Zu jedem Objekt gehört ein Stapel Papier: Flurkarte, Energieausweis, Grundbuchauszug, Nebenkostenabrechnung, Lichtbilder. Früher hat jemand im Büro diese Seiten von Hand sortiert und jede Datei einzeln benannt. Schwer ist diese Arbeit nicht, aber sie kommt bei jedem Objekt wieder, und sie lässt sich kaum nebenbei erledigen. Mit 40 Objekten summiert sich das.

Heute fotografiert der Makler die Unterlagen ab und lädt sie hoch, und das System erkennt jedes Blatt, ordnet es dem passenden Dokument zu und legt benannte PDFs an, die direkt in Propstack landen. Meist ist das in unter drei Minuten erledigt. Eine Checkliste zeigt dabei, was für das Objekt noch fehlt, sodass nicht erst kurz vor der Vermarktung auffällt, dass der Energieausweis fehlt.

Bilder: Objekt wählen, Vorlage anklicken

Den dritten Handgriff übernimmt ebenfalls das Portal. Für Social Media brauchte das Büro zu jedem Objekt einen Beitrag oder eine Story im eigenen Design, und jede davon entstand bisher einzeln in Canva. Wer das einmal für ein Dutzend Objekte gemacht hat, weiß, wie viel Zeit zwischen Foto suchen, Preis abschreiben und Text kürzen verschwindet.

Jetzt wählt der Makler das Objekt und klickt eine Vorlage an. Fertig ist das Bild. Foto und Preis kommen aus den Objektdaten in Propstack, sodass ein geänderter Preis beim nächsten Beitrag automatisch stimmt und niemand ihn aus dem Exposé abschreiben muss. Stichpunkte und Bildauswahl werden ebenfalls dort gespeichert, damit beim nächsten Beitrag für dasselbe Objekt nichts neu ausgewählt werden muss.

Informieren: Eigentümer automatisch auf dem Laufenden halten

Den vierten Handgriff macht heute niemand mehr. Eigentümer wollen wissen, ob sich jemand für ihre Immobilie interessiert. Jede neue Anfrage zählt.

Neue Anfragen erreichen den Eigentümer heute innerhalb von 30 Minuten. Dafür prüft das Portal tagsüber alle 30 Minuten, ob in Propstack etwas Neues eingegangen ist.

Auch das Büro selbst bekommt seinen Stand automatisch. Jeden Morgen um 7 Uhr liegt ein Bericht im Postfach, mit den Objekten in Vermarktung, den Anfragen je Portal und den anstehenden Besichtigungen. Was es früher nur im Meeting gab, liest das Team jetzt vor dem ersten Termin, ohne in Propstack durch jedes einzelne Objekt klicken zu müssen. Im Meeting bleibt Zeit für die Fragen, über die man reden muss.

Zwei Hürden gab es auf dem Weg, und beide betrafen Daten. Propstack gibt über seine Schnittstelle nicht heraus, wann ein Objekt an die Portale exportiert wurde, obwohl genau diese Angabe einen Eigentümer als Erstes interessiert. „Online seit“ rechnet der Bericht deshalb ab dem Vermarktungsbeginn, und den pflegt das Büro inzwischen bei jedem Objekt in Propstack. Hürde Nummer zwei war der Text einer Anfrage. Manche Portale legen ihn nicht in der Notiz ab, sondern in der Aktivität, von wo er eigens nachgeladen werden muss. Beides ist gelöst. Trotzdem zeigen beide Fälle, dass eine Automatik nur so gut ist wie die Daten, die im Maklerprogramm gepflegt werden, und dass man das vor dem Start prüfen sollte.

Warum alles in Propstack bleibt

Alles läuft in Propstack zusammen, dem Programm, mit dem das Büro ohnehin arbeitet. Ein zweites Programm für Objekte, Unterlagen und Berichte hätte bedeutet, dass dieselben Daten an zwei Stellen gepflegt werden müssen, und genau diese doppelte Arbeit sollte wegfallen.

Unser Portal sitzt deshalb vor Propstack und dahinter. Es nimmt Angaben vor Ort entgegen, wandelt Fotos in benannte Unterlagen um und baut Bilder und Berichte aus dem, was in Propstack steht. Gepflegt wird alles an einer Stelle.

Gewonnen sind damit 17 Stunden pro Woche, die vorher für Handarbeit draufgingen. Auf ein Jahr gerechnet sind das rund 884 Stunden. Die Geschäftsführung des Büros schreibt: „Absolute Empfehlung, maximale Kompetenz in sämtlichen Themen im Bereich IT und Webseiten …“ Wie das Projekt im Ganzen aussieht, zeigt die Referenz zum Maklerbüro, dort gibt es die Fallstudie auch als PDF.

Automatisierung für Immobilienmakler: womit wir anfangen würden

Wir würden in deinem Büro zuerst eine Woche lang aufschreiben lassen, welche Handgriffe bei jedem Objekt wiederkommen und wie lange sie dauern. Eine Strichliste reicht dafür. Vielleicht sind es dieselben vier wie in Kiel, vielleicht andere. Fang dann bei dem Schritt an, der am häufigsten anfällt und am wenigsten Urteil braucht. Häufig ist das die Information an Eigentümer, weil sie sich vollständig aus den Daten im Maklerprogramm speisen lässt.

Dann kommt die Datenpflege. Prüf, ob die Angaben, auf die sich eine Automatik stützen soll, bei jedem Objekt gepflegt sind. Fehlt der Vermarktungsbeginn bei der Hälfte der Objekte, kann auch der beste Bericht nicht stimmen, und der Eigentümer liest dann eine Zahl, die mit seiner Immobilie nichts zu tun hat. Eine erste Schätzung, was diese Handgriffe im Jahr kosten, liefert der KI-Check auf unserer Website. Und wenn du daraus einen Plan machen willst: In der KI-Beratung sehen wir uns deine Abläufe und dein Maklerprogramm an und sagen dir, welcher Handgriff sich zuerst lohnt.