E-Rechnungen automatisch verarbeiten: warum ZUGFeRD und XRechnung keine KI brauchen

Im Januar 2027 kommt die erste Rechnung eines größeren Lieferanten als E-Rechnung an, und im Postfach sieht sie aus wie immer: eine Mail mit einem PDF im Anhang. Jemand im Büro öffnet sie, druckt sie für den Ordner aus oder speichert sie über den PDF-Drucker neu ab, damit sie kleiner wird. Landet danach nur der Ausdruck oder das neue PDF in der Ablage, ist die E-Rechnung weg. Wenn du E-Rechnungen automatisch verarbeiten willst, geht es deshalb vor allem darum, dass auf dem Weg vom Postfach bis zum Steuerberater niemand die Datei verändert, weder ein Mensch noch ein Programm. Eine KI brauchst du dafür nicht. Alle Daten stehen vollständig in der Datei. Man muss sie nur herausholen.

Was ab Januar in deinem Postfach ankommt

Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit Anfang 2025, und das gilt für alle inländischen Unternehmer, wobei für den Empfang ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht. Ausstellen mussten deine Lieferanten sie bisher nicht. Ab Januar 2027 ändert sich das: Dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung schicken, ab Januar 2028 gilt das dann für fast alle. Ausnahmen gibt es etwa für Kleinunternehmer und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Für dich als Empfänger heißt das: Ab Januar kommen deutlich mehr echte E-Rechnungen an, und je mehr davon über deinen Tisch gehen, desto mehr kostet jeder Ausdruck, der das XML unterwegs verliert. Den Anfang machen die größeren Lieferanten, die kleinen folgen ein Jahr später.

Was als E-Rechnung zählt, ist genau festgelegt. Die Grundlage bildet die europäische Norm EN 16931 mit einem strukturierten Datenformat, und in der Praxis begegnen dir davon zwei Formen. Die XRechnung besteht nur aus einer XML-Datei, die ohne passendes Programm kein Mensch lesen mag. Eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2 sieht dagegen aus wie ein gewöhnliches PDF, trägt aber eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in sich, die man beim Öffnen nicht zu sehen bekommt. Kein normales PDF zählt als E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt. Auch die abgespeckten Profile MINIMUM oder BASIC-WL von ZUGFeRD reichen nicht.

Warum eine E-Rechnung keine KI braucht

Bei Belegen, die als PDF, Scan oder Foto kommen, setzen wir KI ein. Sie liest das Dokument wie ein Mensch und schreibt die wichtigen Angaben heraus. Dabei kann sie sich verlesen. Deshalb landen unklare Belege bei uns in einem separaten Ordner, und gleichzeitig geht eine Hinweismail raus, damit sich jemand den Fall ansieht.

Bei einer E-Rechnung gibt es nichts zu deuten. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen als einzelne Felder in der XML-Datei stehen, genau so, wie das Rechnungsprogramm des Lieferanten sie erzeugt hat. Um ZUGFeRD auslesen zu können, braucht ein Programm keine Intelligenz. Es holt die Felder heraus und kommt jedes Mal zum selben Ergebnis, ohne zu schätzen und ohne nachzufragen. Lässt du hier trotzdem eine KI über das sichtbare PDF schauen, tauschst du einen exakten Wert gegen eine Lesung, die meistens stimmt.

Schwerer wiegt der steuerliche Grund. Laut dem zweiten BMF-Schreiben zur E-Rechnung aus dem Oktober 2025 ist bei ZUGFeRD das eingebettete XML maßgeblich, und wenn das PDF davon abweicht, gefährdet das den Vorsteuerabzug. Liest eine Automatisierung nur das PDF, arbeitet sie im Zweifel also mit Zahlen, die steuerlich gar nicht gelten.

Wo die E-Rechnung im Betrieb verloren geht

Das XML in einer ZUGFeRD-Rechnung bleibt unsichtbar. Wer das PDF öffnet, erkennt eine Rechnung wie jede andere und hat keinen Anlass, anders damit umzugehen als bisher. Jagt jemand die Datei durch einen PDF-Drucker, entsteht ein frisches PDF ohne XML. Beim Ausdrucken und Einscannen passiert dasselbe, sobald nur noch die gescannte Fassung abgelegt wird. Übrig bleibt ein Abbild der Rechnung, dem genau der Teil fehlt, den das Finanzamt sehen will.

Auch die Aufbewahrung ist geregelt. Du musst den strukturierten Teil unverändert im Originalformat aufheben, wobei bei ZUGFeRD das XML allein reicht, solange das PDF nichts enthält, was im XML fehlt. Am wenigsten kann schiefgehen, wenn du die Datei so ablegst, wie sie gekommen ist, also ohne sie mit anderen Belegen zusammenzufügen, zu komprimieren oder in einem PDF-Programm neu abzuspeichern.

Wir halten die Automatisierung von Eingangsrechnungen deshalb in erster Linie für eine Transportfrage. Jede Datei muss heil vom Postfach in die Ablage kommen, dort ausgelesen werden und unangetastet beim Steuerberater ankommen. Wer diesen Weg sauber eingerichtet hat, ist weiter als ein Betrieb mit teurer Erkennungssoftware, in dem die Rechnungen vorher trotzdem ausgedruckt werden.

So verarbeiten wir E-Rechnungen automatisch

Alle Eingangsrechnungen gehen bei uns per Mail an eine eigene Adresse, rechnung@. Den Rest erledigt ein Ablauf.

Er nimmt jede Mail mit Anhang entgegen. Jede Datei prüft er einzeln. Handelt es sich um eine XRechnung oder um ein PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML, liest er Rechnungssteller, Datum und Betrag direkt aus dem XML. Umgewandelt wird dabei nichts. Erst wenn das XML fehlt, springt die KI-Belegerkennung ein. Betroffen sind normale PDFs, Scans und Fotos. Liegen beide Quellen vor, haben die Werte aus dem XML immer Vorrang. Doppelte Anhänge in einer Mail sortiert der Ablauf aus. Kommt dieselbe Rechnung ein zweites Mal per Mail, überspringt er sie und meldet das per Mail, damit sie nicht doppelt beim Steuerberater landet.

Anschließend legt er die Datei unverändert in SharePoint ab, in einem Ordner pro Monat und mit einem Dateinamen, der Datum, Rechnungssteller und Betrag nennt. Sie bleibt im Original erhalten. So sieht man ohne Öffnen, worum es geht. Kann der Ablauf einen Beleg nicht zuordnen, kommt er in einen Ordner für unklare Fälle. Dazu kommt eine Hinweismail. Unser Steuerberater holt die Belege direkt aus dieser Ablage ab, ohne dass jemand bei uns etwas zusammensuchen oder verschicken muss.

Auf E-Rechnungen haben wir die Ablage Ende Oktober 2026 umgestellt. Getestet haben wir vorher mit unseren eigenen ZUGFeRD-Rechnungen aus Lexware Office und mit den offiziellen Testrechnungen der KoSIT, der Koordinierungsstelle, die die XRechnung betreut. Gleich am Tag nach der Umstellung kam die erste echte E-Rechnung eines Dienstleisters an, und der Ablauf hat sie aus dem XML gelesen und richtig benannt im Monatsordner abgelegt.

Was die Automatisierung nicht übernimmt

Unsere Ablage liest E-Rechnungen aus, sie prüft sie nicht. Formal geprüft wird bei uns in der Buchhaltungssoftware und beim Steuerberater. Für diese formale Prüfung gibt es eigene Werkzeuge, und wir sehen keinen Grund, sie in einem Ablageprozess nachzubauen.

Welche Fehler den Vorsteuerabzug gefährden, hat das Bundesfinanzministerium im dritten Schreiben zur E-Rechnung aus dem Oktober 2026 genauer gefasst. Es unterscheidet zwischen Formatfehlern und Fehlern in den Geschäftsregeln, und ein Geschäftsregelfehler, der keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft, verhindert den Vorsteuerabzug in der Regel nicht. Bestimmte Pflichtangaben und die Leistungsbeschreibung müssen aber im strukturierten Teil stehen. Für E-Rechnungen, die bis Ende 2026 ausgestellt werden und die Vorgaben der beiden früheren Schreiben von 2024 und 2025 erfüllen, sieht das Ministerium von Beanstandungen ab.

Eine Lücke gibt es noch. Rechnungskorrekturen tragen im XML einen eigenen Typ, unsere Ablage sortiert sie bisher aber wie normale Rechnungen ein, und daran bauen wir als Nächstes, damit Korrekturen in der Ablage gleich als solche zu erkennen sind.

Was du bis Januar vorbereitest

Wir würden beim Weg der Rechnung anfangen. Die Software kommt danach. Leg eine feste Adresse für Eingangsrechnungen an. Teile sie deinen Lieferanten mit, damit sich Rechnungen nicht mehr auf mehrere persönliche Postfächer verteilen und keine in einem Ordner liegen bleibt, den außer einer Person niemand kennt.

Danach sprichst du mit deinem Steuerberater. Er kennt deine Buchhaltung. Frag ihn, in welcher Form er E-Rechnungen bekommen möchte, wo er sie abholt und ob seine Software die XML-Daten liest. Manchmal reicht danach eine saubere Weiterleitung. In anderen Betrieben lohnt sich ein Ablauf wie unserer, der die Dateien ausliest und benennt. Wie viel Zeit heute in deinem Rechnungseingang steckt, kannst du mit unserem KI-Check grob überschlagen.

Der dritte Schritt betrifft dein Team. Jeder, der Rechnungen anfasst, sollte wissen, dass eine E-Rechnung weder ausgedruckt noch eingescannt noch per PDF-Drucker umgewandelt wird. Diese Absprache im Büro schützt deinen Vorsteuerabzug, und sie kostet nichts außer einer kurzen Erklärung im nächsten Teammeeting.

Wenn du bei der Gelegenheit sehen willst, wo in deinem Betrieb sonst noch Zeit in Routinearbeit steckt, ist unser Prozess-Check ein guter Start. Und falls du den Rechnungseingang gleich automatisieren möchtest: Bei einer KI-Beratung prüfen wir, wie deine Rechnungen heute ankommen, und sagen dir, ob eine Weiterleitung genügt oder ob sich ein eigener Ablauf für dich rechnet.