E-Rechnung Pflicht 2027: Was sich für KMU beim Rechnungsversand ändert und was du jetzt vorbereitest

Im Dezember schreibst du wie immer deine Rechnungen, exportierst sie als PDF und hängst sie an eine Mail. Ab Januar ist genau diese Rechnung für viele Betriebe keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Die E-Rechnung-Pflicht 2027 trifft alle Unternehmen, die im Jahr 2026 mehr als 800.000 € umgesetzt haben und an andere Firmen in Deutschland liefern, während kleinere Betriebe noch ein Jahr Zeit bekommen. Wir haben unseren eigenen Rechnungsversand und unsere Belegablage in diesem Herbst umgestellt. Wo die Arbeit steckt und wo nicht, wissen wir deshalb aus erster Hand.

Was für die E-Rechnung-Pflicht 2027 gilt

Eingeführt wird die Pflicht in Stufen. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können, und das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die nur steuerfreie Umsätze haben. Fragen muss dich dein Lieferant dafür nicht.

Für das Verschicken gab es bisher eine Schonfrist. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen im Geschäft mit anderen Firmen noch Papier oder ein normales PDF verwenden. Danach teilt sich das Feld. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, schreibst du ab Januar 2027 E-Rechnungen, und lag er darunter, darfst du für Leistungen bis Ende 2027 noch beim Alten bleiben. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026. Ob du die Ausnahme nutzen darfst, weißt du also erst sicher, wenn dieses Jahr abgeschlossen ist und die Zahlen stehen. Liegst du in der Nähe der Grenze, plane mit der Pflicht.

Auf eine Verschiebung würden wir nicht warten. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert seit Juni 2026, die Stufe 2027 um ein Jahr zu schieben, aber ein Gesetz dazu gibt es nicht, und das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15.10.2026 an den Fristen festgehalten.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine Rechnung, die als PDF per Mail kommt, ist zwar elektronisch verschickt, im Sinne des Gesetzes ist sie aber keine E-Rechnung. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, bei der alle Rechnungsdaten so in einer Datei stehen, dass ein Programm sie ohne Rätselraten auslesen kann.

In Deutschland begegnen dir zwei Formate. XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne passenden Viewer kann ein Mensch damit wenig anfangen, gegenüber Behörden ist sie trotzdem Pflicht. ZUGFeRD dagegen ist ein Mischformat: ein gewohntes PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei steckt, sodass du eine lesbare Rechnung siehst und die Buchhaltung die Daten gleich mitgeliefert bekommt. Für Firmenkunden passt ZUGFeRD meist besser.

Zwei Feinheiten solltest du kennen. Nicht jedes ZUGFeRD zählt, denn die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben und gelten nicht als E-Rechnung. Außerdem ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung der XML-Teil rechtlich maßgeblich und nicht das Bild, das du siehst. Stehen im PDF andere Zahlen als im XML, gilt das XML. Um den Versand kümmert sich dein Programm, beim Eingang dagegen hat diese Regel Folgen, die in vielen Betrieben noch niemand auf dem Schirm hat.

Wer ausgenommen ist und trotzdem empfangen muss

Betroffen sind nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, wer also an Privatkunden schreibt, kann alles lassen, wie es ist. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € darfst du weiter als Papier oder PDF ausstellen, Fahrausweise ebenso. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa ärztliche Leistungen oder Vermietung, sind ausgenommen.

Ausgenommen vom Verschicken heißt aber nicht ausgenommen vom Empfangen. Das gilt seit 2025 für alle. Gut zu wissen: Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ein Portal oder einen Anbieter, der dir Rechnungen zustellt, brauchst du nicht. Nötig ist aber ein Weg, die Datei unverändert aufzubewahren und bei Bedarf lesbar zu machen.

Den Versand vorbereiten: meist eine Einstellung, kein Projekt

Die E-Rechnung klingt nach einem Umstellungsprojekt mit Lastenheft und Anbieterauswahl, für die meisten kleinen Betriebe ist sie das aber nicht, wenn das Rechnungsprogramm halbwegs aktuell ist. Hast du dein Rechnungsprogramm in den letzten Jahren aktualisiert, kann es sehr wahrscheinlich schon jede E-Rechnung versenden, die du brauchst, und die eigentliche Arbeit steckt in den Einstellungen und Stammdaten.

Wir schreiben unsere Rechnungen in Lexware Office und verschicken sie dort als ZUGFeRD. Von selbst ist die Funktion nicht aktiv, du schaltest sie in den Einstellungen unter E-Rechnung ein. Laut Lexware-Hilfe entsteht die E-Rechnung bei Rechnungen an Firmenkontakte, also lohnt es sich, einmal durch die Kundenliste zu gehen und zu prüfen, ob deine Geschäftskunden dort auch als Firma angelegt sind. Soll eine XRechnung an eine Behörde gehen, braucht der Kontakt zusätzlich die Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber nennt. Eine unserer Oktober-Rechnungen haben wir nachgeprüft. Das eingebettete XML trägt das Profil EN 16931, genau das, was verlangt ist.

Andere Programme funktionieren ähnlich. Prüfe dabei drei Dinge. Kann das Programm ZUGFeRD in einem gültigen Profil oder XRechnung erzeugen? Sind deine Kundendaten vollständig? Und kommt die Datei beim Kunden so an, wie sie das Programm verlassen hat? Wer seine Rechnungen ausdruckt und wieder einscannt oder über einen PDF-Drucker neu speichert, verliert das XML unterwegs, ohne es zu merken.

Aufwendiger wird es, wenn deine Rechnungen aus einer eigenen Software oder einem Zeiterfassungssystem kommen. Dann muss der Export das Format sauber schreiben, und jemand sollte ihn gegen die offiziellen Prüfregeln testen, bevor die ersten Kunden ihn zu sehen bekommen. Wie so ein Weg von den erfassten Stunden zur Rechnung aussehen kann, zeigt unser Projekt mit einem Handwerksbetrieb.

Die vergessene Seite: Eingang und Ablage

Über den Versand reden alle. Beim Eingang geht in vielen Betrieben gerade unbemerkt etwas schief. Rechnungen deiner Lieferanten kommen künftig häufiger als XRechnung oder ZUGFeRD, und eine reine XML-Datei kann im Büro niemand öffnen und abheften wie ein PDF. Schlimmer noch: Wer ZUGFeRD-Rechnungen ausdruckt oder nur das Bild ablegt, archiviert ausgerechnet den Teil, der rechtlich nicht zählt.

Bei uns läuft der Eingang automatisch. Belege gehen per Mail an ein eigenes Postfach, wo ein Ablauf in n8n auf unserem eigenen Server die wichtigsten Rechnungsdaten ausliest und Eingangs- von Ausgangsrechnungen trennt. Angebote und Mahnungen sortiert er aus, die Originaldatei legt er in SharePoint im passenden Monatsordner ab. Doppelte Anhänge fliegen vorher raus. Was er nicht sicher erkennt, landet in einem Ordner für Unzugeordnetes, und wir bekommen eine Hinweismail. Gelesen hat die Belege ursprünglich eine KI, und zwar so, wie ein Mensch es tun würde: Sie hat sich das PDF oder Foto angeschaut.

Auf die E-Rechnung haben wir die Ablage im Oktober umgestellt. Bei ZUGFeRD holt der Ablauf jetzt das XML aus dem PDF und nimmt die Daten von dort, während reine XML-Dateien im Format XRechnung angenommen und unverändert abgelegt werden. Nur Belege ohne XML liest noch die KI, also Papierscans oder gewöhnliche PDFs, wie sie kleinere Lieferanten bis Ende 2027 noch verschicken dürfen. Getestet haben wir das mit unseren eigenen Rechnungen und mit den Beispielrechnungen aus der offiziellen XRechnung-Testsuite, in beiden Varianten, die es dort gibt.

Warum der Aufwand? Strukturierte Daten sind genau das, was eine KI sonst aus dem Bild erraten muss. Setzt du eine KI auf ZUGFeRD-Rechnungen an und ignorierst das XML, nimmst du die unsichere Lesart, obwohl die sichere in derselben Datei liegt. Was KI im Büroalltag zuverlässig übernimmt und wo sie an Grenzen kommt, beschreiben wir im Artikel über KI-Agenten in Gmail und Outlook.

Automatisieren musst du das nicht, um die Pflicht zu erfüllen. Ein Postfach und ein Ordner, in dem die Originaldateien landen, reichen aus. Sortiert deine Buchhaltung aber ohnehin jeden Monat Belege von Hand, ist jetzt ein guter Moment, das zu ändern.

Was wir an deiner Stelle bis Dezember erledigen würden

Zuerst die Umsatzfrage klären. Liegst du 2026 sicher über 800.000 €, ist Januar 2027 dein Termin, und liegst du knapp darunter, bereitest du dich trotzdem vor, weil die endgültigen Zahlen erst später feststehen. Dann im Rechnungsprogramm die E-Rechnung einschalten, eine Testrechnung an dich selbst schicken und nachsehen, ob das XML drin ist. Anschließend die Kundenliste durchgehen. Und den Eingang würden wir nicht vergessen: Wohin gehen Rechnungen heute, wer legt sie ab, und bleibt die Originaldatei dabei erhalten?

Wie viel Zeit in deinem Betrieb heute in Belegen und Rechnungen steckt, schätzt unser Rechner für Routinearbeit grob ab. Möchtest du deinen Rechnungsablauf von Angebot bis Ablage einmal mit uns durchgehen, schau dir unsere KI-Beratung an. Oft genügt am Ende eine Einstellung im Rechnungsprogramm, und dann bleibt es auch dabei.